Role při migraci na straně migrujících knihoven

Během migrace je potřebná součinnost různých rolí: koordinátora migrace, systémového knihovníka a správce AKS.

Koordinátor migrace

Koordinátor migrace je hlavní kontaktní osobou instituce vůči projektu. Nemusí odborně řešit každou katalogizační, technickou nebo integrační otázku, musí však vědět, kdo ji v instituci řeší, a zajistit, aby se jednotlivé úkoly skutečně posouvaly.

Zkušenosti z první vlny ukázaly, že migrace není jedna souvislá činnost. Paralelně probíhá příprava dat, integrací, konfigurace Almy a Prima, školení, testování a později také cutover (finální datová migrace). Současně je nutné reagovat na termíny a požadavky Ex Libris a Servisního centra. Koordinátor proto hlídá celek – harmonogram, jednotlivé úkoly a jejich vzájemné návaznosti.

Důležitá je také jeho role uvnitř instituce. Servisní centrum nemůže řídit interní komunikaci knihovny ani zajistit, aby se k určitému termínu vyjádřili například pracovníci katalogizace, výpůjčních služeb, IT nebo vedení. Právě zajištění této koordinace je úkolem koordinátora migrace.

Koordinátor nemusí všechny činnosti vykonávat sám. Jednotlivé odborné oblasti by měly mít své odpovědné pracovníky. Koordinátor však zastupuje instituci vůči projektu a měl by mít dostatečný mandát k tomu, aby dokázal potřebné práce svolat, rozdělit a v případě potřeby urgovat.

V závěru migrace význam této role ještě roste. V období před Go Live je potřeba koordinovat testování, školení zaměstnanců, omezení provozu stávajícího systému, finální migraci dat a rozhodování o připravenosti instituce k přechodu do ostrého provozu.

Koordinátor nemusí znát odpověď, ale musí vědět, kdo ji má dodat a do kdy.

Organizační informace

Schůzky koordinátorů probíhají v průběhu migrace jednou týdně a trvají přibližně 1–1,5 hodiny. Schůzky jsou nahrávány a je z nich pořizován automatický přepis a zápis. Pro mailovou komunikaci slouží dedikovaný distribuční mailový list pro příslušnou migrační vlnu.

Systémový knihovník

Systémový knihovník je na rozdíl od koordinátora především odborná knihovnická role. Je potřeba, aby dobře znal procesy vlastní knihovny a dokázal je převést do prostředí Alma a Primo VE.

Velká část implementace není prostým přenesením současného systému jedna ku jedné. Je potřeba rozhodnout, jak mají v novém prostředí fungovat katalogizace, výpůjční služby, akvizice, elektronické zdroje a další agendy. Některé dosavadní postupy bude možné zachovat, jiné bude potřeba přizpůsobit společnému prostředí PNG.

Systémový knihovník proto spolupracuje při přípravě a kontrole migrovaných dat, stejně důležitá je však jeho účast při konfiguraci a testování, po Go Live také s využitím prémiového sandboxu. Nestačí například pouze zkontrolovat, že byl správně převeden čtenář nebo jednotka. Je potřeba ověřit, že nad migrovanými daty správně funguje celý pracovní proces.

Význam této role se během projektu postupně mění. Na začátku souvisí především s přípravou dat a popisem současného fungování knihovny. V testovacích fázích se těžiště přesouvá ke konfiguraci a ověřování workflow. Před Go Live pak k přípravě zaměstnanců a metodické podpoře.

Systémový knihovník je zároveň pracovníkem, jehož znalost Almy by měla v instituci zůstat i po skončení implementace. Přechodem do ostrého provozu potřeba těchto znalostí nekončí. Instituce bude vlastní odborné kompetence potřebovat pro běžný provoz systému i jeho další rozvoj.

Správce AKS

V prostředí Almy již správa AKS neznamená správu serveru, databáze nebo instalace aplikace v podobě známé z některých stávajících knihovních systémů.

Správce AKS je technicko-administračním protějškem systémového knihovníka. U cloudového systému Alma se jeho odpovědnost přesouvá především ke konfiguraci lokálního prostředí instituce, správě uživatelů a oprávnění, administraci systému a spolupráci na technických nastaveních.

Důležité je rozlišení této role vůči systémovému knihovníkovi. Systémový knihovník určuje především, jak má knihovní proces fungovat. Správce AKS pomáhá zajistit, jak bude toto fungování nastaveno v systému. V praxi se obě role mohou překrývat a v menších knihovnách je může zastávat i jeden člověk.

Správce AKS zároveň není totéž co specialista na integrace. Při napojování identity managementu, selfchecků, RFID, platebního systému nebo jiného externího systému je vedle správce Almy potřeba zapojit také příslušného IT specialistu.

Během implementace je správce AKS intenzivně zapojen do konfigurace a testování. Po Go Live se stává jedním z hlavních partnerů Servisního centra pro běžnou správu prostředí a řešení provozních problémů.

Část konfigurace je společná a řízená z Network Zone, část zůstává na úrovni jednotlivých institucí. Úkolem správce AKS proto není „spravovat si Almu zcela nezávisle“, ale rozumět tomu, které nastavení je společné pro celé konsorcium a které je možné nebo nutné spravovat lokálně.

Toto rozlišení je důležité zejména pro instituce přecházející z lokálních AKS. Dosavadní model „náš systém – naše konfigurace“ je v prostředí CARDS PNG nahrazen modelem, v němž je zásadní rozdělení odpovědností mezi Network Zone a jednotlivé Institution Zones.