Proces migrace do Alma a Primo VE

Migrace do Alma a Primo VE není jednorázový převod dat ze starého systému do nového. Jde o několik měsíců trvající proces, ve kterém se postupně připravují data, jejich mapování, konfigurace systému, integrace, testování a nakonec také samotný přechod do ostrého provozu.

Popis níže vychází především ze zkušeností z 1. vlny migrace institucí používajících systém Aleph. U jiných knihovních systémů nemusí jednotlivé kroky, názvy souborů ani technické postupy platit doslovně. Princip migrace však zůstává obdobný: nejprve je potřeba zjistit, jaká data a procesy instituce používá, určit způsob jejich převodu do Almy, převod opakovaně otestovat a teprve poté provést finální migraci.

Role při migraci na straně migrujících knihoven

Během migrace je potřebná součinnost různých rolí: koordinátora migrace, systémového knihovníka a správce AKS. Definice rolí naleznete zde.

Příprava migrace a analýza stávajícího systému

První fáze migrace je zaměřena na popis současného prostředí instituce.

Je potřeba určit zejména:

jaká data se ve stávajícím systému nacházejí
která data se mají do Almy převést
jaké lokální specifické postupy nebo datové struktury instituce používá
které externí systémy jsou na stávající AKS napojeny
jaké knihovní procesy je potřeba v novém prostředí zachovat nebo změnit

U systému Aleph je v této fázi možné vycházet z relativně dobře známé struktury databází a z migračních mechanismů připravených Ex Libris. Ani zde však není migrace zcela automatická. Jednotlivé instituce mají vlastní konfigurace, lokální pole, pomocné báze, specifická využití polí nebo historická data, která je potřeba před migrací identifikovat a posoudit.

U jiných knihovních systémů může být způsob získávání a přípravy dat odlišný a může vyžadovat větší spolupráci s dodavatelem původního systému.

Migrační formuláře a mapování dat

Na základě analýzy stávajícího systému se připravují migrační formuláře a mapování dat.

V nich je popsáno, jak mají být jednotlivé údaje ze stávajícího systému převedeny do datového modelu Almy. Řeší se například knihovní jednotky, holdingy, čtenáři, výpůjčky, objednávky, dodavatelé, fondy nebo další provozní data.

Součástí této práce je také rozhodování, zda mají být některé hodnoty:

převedeny beze změny
převedeny na jinou hodnotu používanou v Almě
sloučeny s jinými hodnotami
nebo naopak z migrace úplně vyloučeny

Právě v této fázi se často ukazují dlouhodobé nekonzistence dat, historicky nepoužívané hodnoty nebo rozdíly mezi skutečnou knihovní praxí a konfigurací původního systému.

Čištění a příprava dat

Migrace je zároveň příležitostí k vyčištění dat, která by jinak byla bez dalšího přenesena i do nového systému.

Ne všechna data je však vhodné před migrací hromadně měnit. U každé úpravy je potřeba zvážit, zda je bezpečnější ji provést ještě ve stávajícím systému, během migrační transformace, nebo až následně v Almě.

Příprava dat proto obvykle zahrnuje kombinaci:

oprav provedených přímo ve stávajícím AKS
mapování hodnot během migrace
transformačních pravidel
a následných oprav po migraci

Důležitým principem je neměnit data pouze proto, aby „vypadala lépe“, pokud není jasné, jaký dopad bude mít změna na jejich migraci a následné fungování knihovních procesů.

Testovací migrace

Před finálním převodem probíhá jedna nebo více testovacích migrací.

Jejich cílem není pouze ověřit, že se podařilo data technicky převést. Je potřeba zkontrolovat také jejich význam a použitelnost v novém systému.

Kontroluje se například:

zda byly převedeny očekávané počty záznamů
zda jsou správně vytvořeny bibliografické záznamy, holdingy a jednotky
zda se správně převedli čtenáři a jejich účty
zda odpovídají výpůjčky, požadavky, objednávky a další provozní data
zda jsou správně převedeny kódy knihoven, lokací, typů jednotek a dalších hodnot
zda nad migrovanými daty fungují očekávané knihovní procesy

Nalezené problémy se průběžně vyhodnocují. Podle jejich příčiny se upravují zdrojová data, migrační formuláře, mapování nebo konfigurace Almy.

Testovací migrace proto není pouze kontrolou výsledku, ale součástí postupného zpřesňování celého migračního procesu.

Konfigurace a testování Almy

Migrace dat probíhá souběžně s konfigurací Almy.

Je potřeba nastavit například lokace, výpůjční pravidla, uživatelské role, akviziční procesy, integrace a další parametry systému.

V prostředí CARDS je navíc část konfigurace společná pro celé konsorcium a řízená z Network Zone, zatímco jiná část zůstává na úrovni jednotlivých Institution Zones.

Migraci dat proto není možné oddělit od konfigurace. Správně převedená jednotka sama o sobě ještě neznamená, že ji bude možné správně půjčit, objednat nebo zobrazit v Primo VE. Testování musí vždy zahrnovat také reálné pracovní postupy.

Integrace a návazné systémy

Vedle samotné migrace dat je potřeba připravit také napojení dalších systémů.

Podle konkrétní instituce může jít například o:

identity management a přihlašování uživatelů
importy a exporty dat
selfchecky a RFID
ekonomické systémy
platební služby
systémy elektronických zdrojů
další lokální aplikace využívající data knihovního systému

Tyto integrace mají vlastní harmonogram a není možné je ponechat až na okamžik Go Live.

Příprava na finální migraci

S blížícím se Go Live se postupně omezuje množství změn, které je možné ve stávajícím systému provádět.

Před finální migrací je potřeba přesně určit:

kdy bude ukončen nebo omezen běžný provoz původního systému
která data budou ještě zahrnuta do finální migrace
které činnosti bude potřeba po určitou dobu provádět náhradním způsobem
kdy budou předána finální data
kdy začne kontrola výsledku finální migrace

V případě 1. vlny migrace z Alephu byla důležitou součástí tohoto období také technická uzávěra systému před samotným Go Live.

Konkrétní podoba uzávěry bude u dalších knihovních systémů záviset na způsobu exportu dat a možnostech příslušného systému.

Finální migrace a Go Live

Při finální migraci jsou do produkčního prostředí Almy převedena aktuální data ze stávajícího systému.

Po převodu následuje jejich kontrola a dokončení činností, které nebylo možné provést předem.

Go Live proto není jedním okamžikem, kdy je „migrace hotová“. Jde o přechod mezi dvěma provozními režimy. V prvních dnech po spuštění je potřeba intenzivně kontrolovat knihovní procesy, řešit případné problémy a dokončovat některá nastavení.

Období po Go Live

Ani úspěšným spuštěním Almy migrace z praktického hlediska úplně nekončí.

V prvních týdnech se obvykle objevují situace, které nebylo možné během testování předvídat. Některé konfigurace je potřeba upravit podle skutečného provozu a mohou se objevit také chyby v jednotlivých skupinách migrovaných dat.

Současně se postupně mění charakter práce instituce. Pozornost se přesouvá od jednorázové implementace k běžné správě systému, metodice, dalšímu rozvoji a optimalizaci pracovních postupů.

Migrace proto není pouze převodem dat. Je to postupný přechod ze stávajícího způsobu práce do nového systémového a konsorciálního prostředí.